Buurtfeest

Een buurtfeest is een ideale gelegenheid om je buren wat beter te leren kennen. Zie je zo'n feest wel zitten, wacht dan niet tot iemand anders het initiatief neemt en organiseer het gewoon zelf.

Informeer bij de gemeente

Wanneer je een buurtfeest wilt organiseren, dan informeer je best even bij de gemeente over de mogelijkheden. Veel steden en gemeenten willen het sociale leven stimuleren door middel van een financiële subsidie. Wil je de straat laten afsluiten, dan heb je een vergunning nodig. Ook voor het plaatsen van een feesttent informeer je best even bij je gemeente naar de voorwaarden.

Stel een feestcomité samen

Een buurtfeest organiseren kost meer tijd dan je denkt. Begin daarom ruim op voorhand, zeker als je het de eerste keer organiseert. Bestaat er reeds iets als een buurtcomité, dan kan je deze groep even aanspreken. Is dit niet het geval, dan ga je best persoonlijk langs bij al de mensen uit jou buurt. Breng een kort bezoekje aan alle buren om te vragen wie zin heeft om het buurtfeest mee te organiseren. Zo heb je iedereen meteen een keer gezien, en is iedereen ook op de hoogte is van jou plannen. Zet je idee kort op papier, ondertekend met je naam, e-mail en telefoonnummer. Print dit een aantal keer af, en laat dit na je bezoek achter.

Plan je eerste bijeenkomst

Heb je een aantal enthousiaste buren gevonden? Dan kan het feestcomité van start gaan. Spreek een datum af, en plan een eerste vergadering. Spreek duidelijk een datum, uur en plaats af.

Schrijf een programma uit

Bespreek ik grote lijnen het verloop van het buurtfeest, en noteer alle overeengekomen besluiten.

  • Datum en aanvangsuur
  • Kinderanimatie
  • Eten en drinken
  • Muziek

Plan een vervolgbijeenkomst om de voortgang van alle taken te bespreken.
*Muziek: Voor opgenomen muziek op de openbare weg moet je een billijke vergoeding betalen, en ten minste vijf dagen vooraf aangifte doen. Voor kleinschalige initiatieven kan je soms een vrijstelling krijgen. Zie www.ikgebruikmuziek.be of www.sabam.be.

Materiaal enzo

Als je een goed idee hebt van het verloop van het feest, kan je een lijst maken van alles wat moet gekocht, besteld en geregeld worden.

  • locatie
  • party-tent
  • (sta)tafels en stoelen
  • koelkast(en)
  • eten en drinken
  • barbeque
  • muziekinstallatie of dj

Bereken de kosten

Bereken de vaste kosten, en verreken dit met de eventuele subsidie. Voor kosten van eten en drinken zal je een schatting moeten maken van het aantal deelnemers. Zo kan je de kosten per deelnemer berekenen. Neem hiervoor voldoende marge, zodat je niet met een financieel gat komt te zitten.
Maak een aparte prijs voor kinderen (of beslis dat kinderen gratis deelnemen).
Wil je het evenement gratis toegankelijk maken? Ga dan op zoek naar lokale organisaties en handelaars voor financiële steun of goederen.

Nodig de buurt uit

Een buurtfeest is pas geslaagd als de opkomst groot is, en de hele buurt welkom is. Zorg er dus voor dat iedereen uitgenodigd wordt. De uitnodigingen persoonlijk rondbrengen zorgt voor de beste respons. Zo ontmoet je de mensen nog een keer. Verder kan je ook wat A4-tjes ophangen in de straat, zodat je er echt niet omheen kunt. Vermeld op de uitnodiging duidelijk datum, uur en programma. Eventuele kosten per persoon, en hoe de betaling verloopt.

Het Feest

Spreek op de dag van het feest een uur af met het feestcomité, om alles tijdig klaar te zetten. Tent, stoelen, koelkast, muziek,... Indien het een buurtbarbeque is, steek de barbeque dan tijdig aan. Het feest kan beginnen! Zijn de mensen enthousiast over jou initiatief, dan kan je het al hebben over een vervolg-editie.

Na het feest: opruimen

Opruimen. Niet het leukste werk, maar het moet gebeuren. Maak hierover ook duidelijke afspraken. Vele handen maken licht werk. En waarschijnlijk zullen er wel buren buiten het feestcomité bereid zijn een handje te helpen.