Bedrijfsfeest

Een bedrijfsfeest of personeelsfeest organiseren: hoe begin je er aan? Afhankelijk van het aantal deelnemers en het beschikbare budget kan je gaan bepalen wat je allemaal zelf kan doen, en wat je uitbesteedt. Hieronder volgen een aantal belangrijke stappen om de organisatie van een bedrijfsfeest tot een goed einde te brengen. Tijdig beginnen is de eerste tip.

Intern organiseren of uitbesteden?

Is er intern voldoende tijd en capaciteit om het bedrijfsfeest zelf te organiseren? Zoniet, is het budget voldoende om het feest uit te besteden?

Stel het organisatie-team samen

Kijk even binnen de eigen organisatie wie in aanmerking komt om het organisatie-team te vormen. Wie heeft een open geest, en kan af en toe wat tijd vrijmaken om de organisatie van het feest in goede banen te lijden.

Datum bepalen

Bepaal een datum wanneer het feest plaats kan vinden. Is het enkel een avondfeest, of is er ook een namiddagprogramma voorzien? Kan het plaatsvinden op een werkdag, of enkel in het weekend?

Budget

Erg handig is dat je weet welk budget er beschikbaar is voor het bedrijfsfeest. Is er een vast bedrag per werknemer, of is er een totaalbedrag beschikbaar gesteld. Wil de directie eerst een kostenraming zien, bereid je dan goed voor. Maak een lijstje met verwachte kostenposten, en probeer hier een bedrag op te plakken.

Gastenlijst

Stel de gastenlijst samen. Worden de partners van de werknemers ook uitgenodigd? In eerste instantie is het vooral belangrijk dat je weet hoeveel mensen er aan het feest zullen deelnemen.

Wat ga je doen?

Belangrijkste vraag: wat wil je doen? Er moeten een aantal knopen doorgehakt worden:

  • De duur van het feest: enkel avondfeest - dagprogramma met avondfeest - of volledig weekend?
  • Activiteit: enkel eten en drinken of ook een doe⁻activiteit?

Locatie

Bekijk waar het feest kan plaatsvinden. Is er plaats om dit binnen het bedrijf te laten plaatsvinden? Indien er voor een andere (externe) locatie wordt gekozen, houd dan even rekening met de bereikbaarheid voor alle werknemers.

Catering

Eten en drinken is natuurlijk erg belangrijk voor een geslaagd bedrijfsfeest. Dit kan je natuurlijk zo gek maken als je zelf wilt.

Eten

Afhankelijk van het aanvangsuur van het feest, kies je voor:

Warm of koud buffet

  • Hapjes en snacks
  • Meergangendiner

Drinken

Bepaal het gamma aan alcoholische en non-alcoholische dranken.

Muziek

Geen feest zonder muziek. Wat is praktisch en financieel haalbaar? Een cover-bandje is altijd leuk, en kan de sfeer er goed inbrengen. Een goede DJ kan het feest echt maken. Besteed daarom extra aandacht aan de muziekale invulling.

Foto en video

Leuk om nog jaren na te genieten, als je mooie foto's of video's van het feest hebt. Is het aangewezen om hiervoor een professional in te huren? Of heb je intern wel een amateur-fotograaf die deze taak op zich wil nemen. Overdrijf ook niet, sommige mensen storen zich eraan wanneer er constant een camera over hun schouders meekijkt. Spreek eventueel een bepaalde tijdspanne af waartussen enkele foto's worden gemaakt. Zorg ervoor dat je, indien mogelijk, iedereen een keer kan fotograferen. Zo raakt iedereen achteraf een beetje betrokken.

Verzekering

Dek je in tegen onvoorziene omstandigheden. Kan het evenement door omstandigheden niet doorgaan, dan dekt een annulatieverzekering de gemaakte kosten. Kijk ook even na of je voor het feest zelf nog een aparte verzekering moet afsluiten.

Maak een begroting

Als het budget bekend is, kan begonnen worden met het maken van een begroting. Stel voor elk onderdeel van het bedrijfsfeest een bedrag vast, bij voorkeur op basis van offertes. Houd rekening met een post onvoorziene kosten van 10% als vangnet voor financiële tegenvallers of onverwachte uitgaven.

Zet alles op papier

Zorg dat je alle afspraken met externe partijen (zaalverhuur, catering, DJ,...) op papier hebt.

Maak een draaiboek

Maak een draaiboek voor het feest. Noteer nauwkeurig wat er op de dag van het feest moet gebeuren. Zorg ervoor dat iedereen goed op de hoogte is van zijn uit te voeren taken.

Uitnodigingen

Hoe ga je alle gasten uitnodigen? Via de post, via e-mail, of via een bijeenkomst van alle personeelsleden? Zorg ervoor dat je duidelijk communiceert dat iedereen laat weten of hij/zij komt of niet. Noteer de respons nauwkeurig, en herinner niet reagerende collega's er tijdig aan dat ze zich moeten aanmelden voor het feest. Stel hierbij ook een deadline.